Privacy­statement

Wie we zijn

Stichting AFA Cup (KvK 67038050, Olympiaweg 6, 2406 LG Alphen aan den Rijn) organiseert de SwiftBase AFA Cup 2027 en is verantwoordelijk voor je gegevens. Vragen over je gegevens stel je via info@afacup.com.

Welke gegevens we vragen

• Van het team: teamnaam en plaats. Als je wilt ook de kleuren van je thuis- en reservetenue, en of en wanneer je eerder meedeed.
• Van de contactpersoon: naam, rol in het team, e-mailadres en telefoonnummer.
• Van een tweede contactpersoon, als je die opgeeft: naam en telefoonnummer.
• Je keuzes: of je teamnaam en plaats op de site mogen, of je op de hoogte wilt blijven, en hoe je de AFA Cup kent als je dat invult.
• Je akkoord: de datum en tijd, en welke versie van de algemene voorwaarden en het reglement je accepteerde.
• Je betaling: het nummer van de betaling bij Mollie, het bedrag, de status en de tijd. Je rekeningnummer en bank ziet alleen Mollie.
• Onze mails aan jou: welke mail we stuurden, wanneer en naar welk adres.

We vragen bij het inschrijven geen spelersnamen, geboortedata, adressen, afkomst of achtergrond. De spelerslijst vul je vanaf 1 februari 2027 in het teamportaal in; wat we daarvoor vragen en hoe lang we het bewaren, zetten we hier voor die tijd.

Waarvoor we ze gebruiken

• Om je inschrijving en je plek te regelen, ook op de wachtlijst.
• Om je betaling te verwerken, en terug te betalen als dat nodig is.
• Om je te mailen over je inschrijving, je betaling en de wachtlijst.
• Om je te bereiken op de dag zelf.
• Vanaf 1 februari 2027: om in te loggen op het teamportaal met je e-mailadres.
• Alleen met je toestemming: je teamnaam en plaats op de teamlijst en in posts op socials, en je op de hoogte houden van volgende edities.
• Het antwoord op hoe je de AFA Cup kent, gebruiken we om te zien welke kanalen werken.

Wat er op de site komt

Na de loting en op de dag zelf staan alle teamnamen in de poules, het wedstrijdschema, de uitslagen, de standen en de knock-out. De topscorers en de winnaars van de awards staan met hun naam en team op de site, ook in de Wall of Fame. Op het toernooi wordt gefotografeerd en gefilmd voor de site en onze socials. Wil je dat je naam of een herkenbare foto van jou van de site gaat, mail dan naar info@afacup.com. Meer hierover staat in de algemene voorwaarden.

Wie je gegevens verwerkt

Naast de stichting werken deze partijen met je gegevens, elk alleen voor hun eigen taak:

• SwiftBase bouwt en beheert de site, de inschrijving, het overzicht voor de stichting en het teamportaal, in opdracht van de stichting.
• TransIP levert de servers waarop de site en de inschrijving draaien, en de mailserver waarmee we je mailen.
• Mollie verwerkt je betaling met iDEAL.
• Cloudflare doet op de pagina Inschrijven de controle tegen robots (Turnstile). Daarvoor ziet Cloudflare je internetadres en gegevens over je browser. Volgens Cloudflare gebruikt het die om robots te herkennen, niet om je te volgen of een profiel van je te maken.
• Microsoft levert de postbus info@afacup.com. Mail die je ons stuurt, staat daar.

Cookies en tellers

• De site zet geen cookies en gebruikt geen tellers of advertenties in je browser.
• Wat je in het formulier invult, bewaart je browser zolang het tabblad open is, zodat je niets kwijtraakt als je de pagina opnieuw laadt. Het gaat pas naar ons als je verstuurt, en daarna wordt het in je browser gewist.
• De webserver houdt een logboek bij van elk bezoek: je internetadres, de pagina, de tijd en je browser. Daarmee tellen we hoeveel bezoekers de site heeft en welke pagina's ze bekijken, en lossen we storingen op. Geheime codes uit links in onze mails komen er niet in.
• Alleen beheerders van de stichting die inloggen op het overzicht, krijgen een cookie om ingelogd te blijven.

Hoe lang we ze bewaren

• Je inschrijving en je contactgegevens bewaren we tot drie maanden na het toernooi, tot 26 september 2027. Daarna verwijderen we ze. Heb je aangevinkt dat je op de hoogte wilt blijven, dan bewaren we je naam, je e-mailadres en je teamnaam tot je je afmeldt.
• Gegevens over betalingen bewaart de stichting zeven jaar, omdat de wet dat vraagt voor de administratie.
• Teamnamen in de uitslagen, en de namen van topscorers en winnaars van de awards, blijven op de site staan als geschiedenis van het toernooi, tot je vraagt om ze weg te halen.
• Het logboek van de webserver wordt vanzelf overschreven als het een vaste grootte bereikt. Hoe snel dat gaat, hangt af van het aantal bezoekers.
• Back-ups van de inschrijving bewaren we versleuteld, 14 dagen.

Beveiliging

We beschermen je gegevens tegen verlies, diefstal en onbevoegde toegang. De site en de inschrijving werken alleen via een versleutelde verbinding, de back-ups zijn versleuteld, en alleen de beheerders van de stichting en van SwiftBase kunnen in het overzicht van de inschrijvingen.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, bezwaar maken tegen wat we ermee doen, en een toestemming weer intrekken. Mail daarvoor naar info@afacup.com. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.